Näkövammaiset lapset ry:n tietosuojaseloste

  1. Rekisterinpitäjä

Näkövammaiset lapset ry
Malminkaari 15 A, 00700 Helsinki
(09)7522 540, 050 403 9080, nlt@silmatera.fi

  1. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

toiminnanjohtaja Anne Latva-Nikkola
050 403 9080, anne.latva-nikkola@silmatera.fi

  1. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri
Silmäterä-uutiskirjeen tilaajat
Tapahtumiin osallistumislistat

  1. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • Jäsenpalvelut
  • Jäsenviestintä
  • Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
  • Jäsenmaksut
  • Silmäterä-uutiskirje (suostumus)
  • Palautelomake
  • Julkaisujen tilauslomake
  • Ilmoittautumislomakkeissa kysytyt tarpeelliset tiedot

Jäsenrekisterin ohjelmana on Netti-Jäseri, joka on Selkotieto Oy:n palvelu. Jäsenrekisterin tiedot eivät ole Selkotieto Oy:n käytettävissä, http://www.selkotieto.fi/tietosuoja/Netti-Jaseri-tietosuojaliite.pdf.

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot: vanhemman nimi, näkövammaisen lapsen nimi ja syntymäaika
  • rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
  • yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot: yhteyshenkilön nimi sekä yhteystiedot
  • jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden alkamispäivä)
  • vapaaehtoisroolit
  • jäsenmaksutiedot, osallistumismaksutiedot
  • tilaus ja toimitustiedot (julkaisujen tilaus)
  • ilmoittautumisissa kysytyt tiedot: lapsen erityisen tuen tarve, erityisruokavalio, uimataito, jotka ovat oleellisia tietoja toiminnan järjestämiseksi.

Tiedoista voidaan koota tilastoja yhdistyksen omaan käyttöön, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

  1. Tietolähteet

Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään, kun he liittyvät yhdistyksen jäseneksi tai ilmoittautuvat tapahtumiin. Tiedot päivittyvät, kun jäsenet ilmoittavat muuttuneet yhteystiedot.
Kun www-silmatera.fi -sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä WordPress-ohjelmaan jää käyttäjän IP-osoite ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.  Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.

  1. Tietojen luovutukset ja siirrot

Käsittelemme tietoja itse hyödyntämättä henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita.
Ainoastaan Silmäterä-lehden osoitetiedot luovutetaan postitusta varten painotalolle.
Emme luovuta rekisterin tietoja muutoin ulkopuolisille tahoille.
Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

  1. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön on oikeutettu vain nimetty henkilö. Käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantaan, joka on palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.

Säilytämme paperimuotoista aineistoa lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseänsä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Reksiterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

  1. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

  1. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.